Twee congresbezoekers komen het conferentiecenter binnen en gaan op zoek naar de tafel met badges. Vervolgens hangen ze al pratend hun jas op in de garderobe, om dan een kopje koffie in te schenken en de laatste nieuwtjes uit te wisselen. Dan nemen ze plaats in de zaal waar het licht op een gegeven moment uitgaat en het programma begint….Aandachtig kijken ze toe…
Dit is de ideale situatie. Veelal gaat het er rommeliger aan toe. Files zorgen ervoor dat bezoekers te laat komen. Het kopje koffie moet er dan toch echt nog wel in, dus dat betekent dat ze gehaast de zaal ingaan, op het allerlaatste moment. Anderen zijn bezig met hun emails af te werken of hun andere berichten, en zitten stiekem nog te sms-en in het donker. Weer anderen kunnen het niet laten om even met een collega door te praten, en komen daardoor te laat binnen. Nog weer anderen horen niet eens wat de presentator zegt omdat ze nog moeten lachen om een foto van hun hond, op hun IPad.
Het gevolg is een ongeconcentreerde atmosfeer, of een congres waarvan mensen later zeggen dat het ze niet zo geboeid heeft. Of dat het geen goede sprekers waren.
Wat ze eigenlijk bedoelen is dat ze niet genoeg aandacht hebben ‘verzameld’ vantevoren, om ten volle te kunnen beginnen.
De Japanse theatertraditie maakte veel regels voor deze problematiek. Zo verstoort volgens hen het te laat binnenkomen de Yo-Ha-Kyu. Dat is het ritme van een performance. De Yo, is de aanvang, het begin, dat kort en krachtig dient te zijn. De Ha is het middenstuk van een voorstelling, dat lang duurt en gematigd is. De Kyo is de krachtige uitsmijter, het laatste uur dat de energie van de gehele voorstelling opzweept. Wie te laat komt, breekt in op het geplande ritme van de gehele ervaring. Vandaar dat je niet meer naar binnen mag, als de zaaldeuren dicht zijn.
Hoe kun je nu zorgen dat je je publiek helemaal vangt op het moment dat je bijeenkomst begint? De voorbereiding die men in theaters doet, is heel handig om ervoor te zorgen dat jouw bezoekers geheel en al gericht zijn op je programma. Je kunt daarbij denken aan de volgende zaken:
– zorgvuldig gekozen inloopmuziek, die bezoekers aanspreekt of raakt. (geen muzak)
– een lichtplan dat zorgt voor een ritme: wanneer is het inloop, of wanneer is de start…
– hosts die zaaldeuren dichtdoen, en die bij hoge uitzondering iemand nog naar de stoel begeleiden…
– een pakkende openingsfilm die te maken heeft met het programma van de dag…
– een leuke beginact met een performer, die ieders aandacht vangt...
Kortom, een openingsritueel dat past bij je eigen event is aan te raden. Hierbij sta je natuurlijk niet alleen. Er zijn genoeg voorbeelden van hoe mensen dit doen. Kijk maar eens bij de opera, bij begrafenissen of andere bijeenkomsten met een nog overgebleven rituele traditie. Zelfs de kerk kent zo zijn eigen beginritueel (processie).
Het resultaat is een bijeenkomst waar iedereen zich voor de volle honderd procent voor geeft. Ook de sprekers zullen daarin mee gaan. Je zult merken dat het twee keer zo leuk wordt om naar een congres te gaan…